1. De club
1.1. Naam
De VZW, hierna genoemd “de club”, draagt de naam: Tafeltennisclub Werchter (afgekort TTCW).
Website: www.ttcw.be
Email: info@ttcw.be
Ondernemingsnummer: 0843 956 220
1.2. Doel
De club heeft tot doel het beoefenen van de tafeltennissport, zowel op competitief als op recreatief vlak. Tot de concrete activiteiten waarmee het doel van de club verwezenlijkt wordt, behoren onder meer:
- Het beheer van het lokaal, waarin de tafeltennissport kan beoefend worden.
- Zich aansluiten bij de Vlaamse Tafeltennis Liga van de Koninklijke Belgische Tafeltennisbond en zich elk jaar inschrijven voor de competitie ingericht door boven vernoemde bond.
1.3. Werkingsjaar
Het werkingsjaar loopt van 1 juli van elk kalenderjaar tot en met 30 juni van het onmiddellijk erop volgende kalenderjaar.
1.4. Lokalen van de club
Vestigingsadres: Nieuwebaan 8, 3118 Werchter
- De club draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de eigendommen, van welke aard ook, van spelers en derden in de gebouwen aanwezig.
- De clublokalen zijn gedurende door het bestuursorgaan aan te wijzen uren voor de leden toegankelijk, gecommuniceerd via de website.
- Enkel bestuursleden, trainers en specifieke door het bestuur aangewezen functies beschikken over een strikt persoonlijke sleutel en/of code voor het alarm om de lokalen te openen en te sluiten.
2. De leden
2.1. Leden
De club kent twee soorten leden: werkende leden en toegetreden leden. Toegetreden leden zijn natuurlijke personen die lid zijn van de club om gebruik te maken van de activiteiten of faciliteiten. Steunende leden zijn toegetreden leden die geen gebruik wensen te maken van de activiteiten of faciliteiten. Zij betalen een aangepast lidgeld.
2.2. Duur van het lidmaatschap
De duur van het lidmaatschap van een toegetreden lid loopt van 1 juli van het ene kalenderjaar tot en met 30 juni van het onmiddellijk erop volgende kalenderjaar.
2.3. Toetreding nieuwe leden
Iedere natuurlijke persoon kan toegetreden lid worden of blijven door zich jaarlijks formeel in te schrijven als lid via het volledig invullen en geldig ondertekenen van een aansluitingsformulier en het jaarlijkse lidgeld te betalen voor 15 augustus. Bij toetreding in de loop van het werkingsjaar wordt een pro-rata lidgeld aangerekend.
2.4. Rechten en plichten van de toegetreden leden
- Bij toetreding als lid hebben zij de plicht het intern reglement van de club te kennen. Dit kan geraadpleegd worden op de website en in het clubgebouw.
- Zij hebben het recht om deel te nemen aan trainingen en wedstrijden.
- Zij hebben het recht om deel te nemen aan debatten en stemmingen in de ledenvergadering die jaarlijks georganiseerd wordt.
- Zij hebben het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend.
- Zij hebben de plicht het bestuur in kennis te stellen van de verandering van hun contactgegevens.
- Zij hebben de plicht tot tijdige betaling van het lidgeld.
- Zij hebben de plicht tot naleving van het intern reglement van de club en daarnaast ook van de richtlijnen opgesteld door de federatie.
- Het is in onze club verplicht de speelzaal te betreden met propere schoenen. De tafeltennisschoenen worden meegebracht en ter plaatse aangedaan.
- De leden zijn steeds op tijd aanwezig voor de geleide trainingen, d.w.z. minstens 5 minuten voor aanvang
- De spelers zijn steeds op tijd aanwezig voor competitiewedstrijden. Bij thuiswedstrijden betekent dit een half uur voor aanvang van de wedstrijden.
- Leden die de club vertegenwoordigen in wedstrijden, zowel competitie, tornooien als vriendenwedstrijden, verschijnen in door de club ter beschikking gestelde t-shirt en een donkere short.
- Er wordt een onberispelijk gedrag achter de tafel gevraagd; respect voor het materiaal en de lokalen van de club en het eigen materiaal, zowel bij thuis- als bij uitwedstrijden.
- Meegebrachte dranken en leeggoed mogen niet in de lokalen achtergelaten worden.
- Iedere speler is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de club aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem/haar of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond. In overleg met het bestuur zal de schadeloosstelling geregeld worden.
- Een clublid mag in de clublokalen geen training geven aan niet-leden.
2.5. Rechten en plichten van niet-leden
Gastspelers of externe trainers mogen gebruik maken van de faciliteiten tegen betaling van een aangepast (gast)lidgeld.
2.6. Fairplay
Onze club onderschrijft de fairplayregels die alom gekend zijn in sportmiddens. Kort samengevat wil dit zeggen dat we streven naar een faire en gezonde sportbeoefening. Wij trachten het plezier en de integriteit in de sport te stimuleren op alle niveaus.
2.7. Anti-drug en -alcoholcharter
Onze club sloot in samenwerking met het drugpreventienetwerk van de gemeente Rotselaar een anti-drug en alcoholcharter af. De gouden regels voor een gezonde vereniging leren ons:
- Het imago van onze club in ons hart te dragen en er alles aan te doen om een gezonde, veilige werking te hebben.
- Dat we als begeleider en verantwoordelijke een voorbeeldfunctie vervullen en aandacht schenken aan alcohol- en drugpreventie binnen onze werking.
- Dat we bij verplaatsingen van en naar onze activiteiten denken aan ieders veiligheid.
- Dat we erop toekijken dat niemand alcohol misbruikt en geen illegale drugs neemt. Dit zowel voor, tijdens als na de activiteiten of in en rond onze lokalen en terreinen.
- Onze leden te informeren over de mogelijke gevolgen van het misbruik van alcohol, nicotine en andere drugs.
- Dat we praten met mensen bij wie we alcohol- of drugsmisbruik vaststellen en samen zoeken naar een oplossing.
2.8. Bestraffing / Uitsluiting van leden
In het algemeen zal strafbaar zijn wat in strijd is met de wet, de statuten of het intern reglement van de club, of in strijd is met de voorschriften van de sportbonden. Strafbaar is ook alles wat de belangen van de club schaadt.
Het bestuursorgaan is bevoegd om, rekening houdend met weerwoord van de betrokken speler, naast een straf opgelegd door de tuchtcommissie van de federatie, een bijkomende straf vanuit de club op te leggen. Het bestuursorgaan is ook bevoegd een speler een straf op te leggen wanneer er gezondigd worden tegen het intern reglement.
Bij een dergelijke beslissing heeft het desbetreffende lid een beroepsmogelijkheid bij de algemene vergadering van de club. Dit beroep dient, 6 maanden na het opleggen van de straf door het bestuur, aanhangig te worden gemaakt bij de algemene vergadering door een aangetekend schrijven te richten aan de secretaris van de club.
2.9. Bijdrage en betalingen
De leden zijn ertoe gehouden hun financiële verplichtingen jegens de club stipt na te komen.
Het bestuur legt jaarlijks het bedrag van de lidgelden vast in functie van de dekking van de jaarlijkse werkingskosten van de club.
Investeringen worden gefinancierd uit de reserves en de specifieke fonsenwervingsacties.
Alle verrekeningen gebeuren op basis van het clubsysteem/verslag.
In het lidgeld is inbegrepen verzekering door de club, uitrusting wanneer er nieuwe aangekocht wordt, deelname aan de trainingen en competities en een voordelig ledentarief voor consumpties in het clublokaal.
Betalingen in het clublokaal gebeuren bij voorkeur digitaal. Men kan aan zichzelf geen drankkaarten verkopen (minimum één getuige).
2.10. Vrijwilligers
Alle personen die als vrijwilliger ondersteunende taken binnen de club opnemen dienen een vrijwilligersovereenkomst te ondertekenen om verzekerd te zijn en een (eventuele kosten)vergoeding te ontvangen. Het bestuursorgaan beslist over de bedragen van de vergoedingen.
2.11. Kostenvergoedingen
Het bestuursorgaan is bevoegd en engageert zich om aan de leden op vraag van de club gemaakte kosten van vervoer te vergoeden. Er wordt per ploeg op verplaatsing één wagen vergoed.
3. Het bestuursorgaan
3.1. Bestuursorgaan
De algemene leiding van de club berust bij het bestuursorgaan, dat bestaat uit minstens 5 verkozen werkende leden.
De bestuurders nemen in de uitoefening van hun functie geen enkele persoonlijke verplichting op zich en zijn slechts verantwoordelijk voor de uitoefening van hun mandaat.
Het bestuursorgaan omvat minstens een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en een sportief verantwoordelijke.
De bestuursvergaderingen worden in principe maandelijks gehouden, met een minimum van 6 vergaderingen per jaar, zonder oproepingsformaliteiten, al dan niet digitaal. Het bestuursorgaan kan slechts geldig vergaderen wanneer de helft van de bestuursleden aanwezig is Bijzondere vergaderingen van het bestuursorgaan kunnen worden bijeengeroepen op verzoek van de voorzitter of minstens 2 leden van het bestuursorgaan. De dagorde van deze bijzondere vergadering zal in de oproeping duidelijk worden vermeld.
Het bestuursorgaan duidt bij aanvang van het werkingsjaar één of meerdere clubauditors aan. Het is hun taak het financieel beheer van de club te verifiëren. Daartoe verrichten zij op het einde van het werkingsjaar een audit en een maken hun rapport over aan het bestuursorgaan.
3.2. Taken van de bestuurders
De voorzitter
De voorzitter zit de clubvergaderingen voor en leidt de bestuursvergaderingen en vervult elke met zijn functie verband houdende taak.
Hij is bij alle officiële gelegenheden de woordvoerder tenzij hij die taak aan een ander bestuurslid toekent.
De secretaris
De secretaris is verantwoordelijk voor het beheer van het ledenbestand van de club via het clubsysteem: Hij beheert het ledenregister stelt het verslag op van de bestuursvergaderingen. Hij volgt de verplichtingen van de club op als VZW Hij vervult elke andere met zijn functie verband houdende taak.
De penningmeester
De penningmeester beheert de clubmiddelen. Hij int de bijdragen van de leden en de inkomsten. Hij beheert eveneens de nodige bank- en spaarrekeningen in functie van de werking of projecten van de club.
Hij heeft naast de voorzitter de financiële handtekeningsbevoegdheid.
De penningmeester brengt driemaandelijks aan het bestuursorgaan en jaarlijks aan de club verslag uit over zijn werking en financiën van de club.
Op het einde van het werkingsjaar moet de penningmeester een volledig financieel dossier met de nodige stukken overmaken aan de auditors van de club.
De auditors verifiëren het dossier en rapporteren hierover aan het bestuur.
De sportief verantwoordelijke
De sportief verantwoordelijke staat in voor de uitbouw van het sportieve beleid binnen de club.
Hij staat in voor de organisatie van trainingen, stages, kampen en competitie.
Hij stelt jaarlijks het trainersbudget voor aan het bestuursorgaan en bewaakt het respecteren hiervan
Hij onderhoudt contacten met de tafeltennisbond voor wat betreft sportieve onderwerpen.
4. Wijzigingen
Wijzigingen aan dit reglement kunnen in een vergadering van het bestuursorgaan worden goedgekeurd.
5. Download
Het Huishoudelijk reglement kan je hier downloaden.